Santé Québec · 1 month ago
Technicien(-ne) en administration – Attraction et gestion de la relève
Québec, Quebec, Canada
Full-time
Hybrid
New Grad, Entry Level
$27/hr - $36/hrSanté Québec is committed to caring for people and is looking for a Technician in Administration to contribute to the attraction and management of qualified talent. This role involves managing administrative processes, ensuring compliance and quality of documents, and supporting the organization's mission in the health sector.
Hospital & Health Care
Responsibilities
Analyse et traite la correspondance
Analyse les courriels et lettres reçus afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement)
Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées
Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures
Offre des réponses exactes, claires et complètes dans les délais convenus aux correspondances qui le nécessitent à l’aide des outils en place dans le service
Agit à titre de point de contact pour les établissements, pour les candidats aux programmes de bourses, pour les partenaires et pour les équipes internes
Assure la conformité et la qualité des documents :
Prépare, met à jour et archive la documentation officielle (gabarits, formulaires, contrats, cadres de référence, etc.), selon les processus établis
Vérifie et valide les documents destinés aux établissements de Santé Québec
S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin
Assure la qualité des données transmises, des différents registres et des redditions de comptes (exactitude, cohérence, traçabilité)
Manipule et protège l’information sensible avec rigueur en appliquant les règles de conformité et de sécurité
Gère les processus et les outils documentaires :
Classe et archive la documentation pour en assurer la traçabilité et l’accès rapide
Tient à jour les outils de suivi (OneDrive, SharePoint, Planner, Teams)
Compile, met à jour et suit des tableaux de bord, des échéanciers et des indicateurs de performance
Soutient les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :
Contribue aux projets spéciaux et aux demandes ponctuelles dans le respect des rôles
Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin
Prépare la documentation pour les comités et rencontres (notes de contexte, dossiers)
Contribue à l’amélioration continue :
Identifie et propose des améliorations aux processus administratifs, puis crée des outils pour les soutenir
Propose des innovations en cohérence avec les objectifs de Santé Québec en matière de relève
Anticipe les difficultés et suggère l’automatisation de tâches répétitives
Qualification
Required
La personne doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou administration d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé
Connaître les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel, List, SharePoint, Planner, To Do)
Maîtriser la langue française autant à l'oral qu'à l'écrit
Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux
Détenir d'excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
Preferred
Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et discrétion
Facilité à travailler en équipe et à collaborer avec différentes parties prenantes
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés
Aptitude à anticiper les difficultés potentielles et à proposer des solutions proactives appropriées
Habileté de rédaction claire adoptant un ton diplomatique et adapté à l'audience visée
Company
Santé Québec
La mission de la société d’État, Santé Québec, est principalement d’offrir des services de santé et des services sociaux par l’entremise d’établissements publics.
Founded in 2024
10001+ employees
Funding
Current Stage
Late StageCompany data provided by crunchbase