Finlex · 4 hours ago
Office Manager (m/w/d)
United States
Full-time, Part-time
Remote
Mid LevelFinlex is a technology-driven specialist broker offering simplicity and security in complex insurance areas. As an Office Manager, you will be responsible for ensuring the smooth operation of office activities, supporting management and teams in administrative tasks, and coordinating various office functions.
Commercial InsuranceFinancial ServicesInsuranceRisk Management
Responsibilities
Du übernimmst die Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation und -verwaltung. Dazu zählen die Organisation von Wartungen und Reparaturen, das Instandhalten der Räumlichkeiten, Vorbereitung von Meeting-Räumen, Verwaltung von Office-Versicherungen, Steuerung und Verwaltung der Post etc
Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Equipment, etc
Du organisierst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeiter gemäß unserer Travel Policy und stehst ihnen bei Problemen und Rückfragen zur Verfügung
Du begleitest neue Kollegen beim Eintritt ins Unternehmen und sorgst für einen professionellen Austritt. Dazu gehört die Einrichtung des Equipments gemeinsam mit unserem Dienstleister, die Übergabe des Equipments und das Halten von Onboarding Sessions zur Einführung in unsere Office IT
Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, sowohl online als auch in Präsenz
Du koordinierst und steuerst unsere externen Partner im Bereich IT-Infrastruktur, Cyber Security, Reinigung, Facility Management etc. und stehst ihnen als interner Ansprechpartner zur Verfügung
Du behältst den Überblick über unsere Software- und Systemlizenzen und stellst eine kosteneffiziente Zuordnung sicher
Du sorgst dafür, dass unsere Arbeitsplätze sicher und regelkonform sind
Du unterstützt bei der Verwaltung und Betreuung unseres Fuhrparks. Dies beinhaltet die Kommunikation mit unseren Leasinganbietern, Fahrzeugübergaben, etc
Als verlässlicher und serviceorientierter Ansprechpartner stehst Du unseren Mitarbeitern bei allen Belangen zur Seite, die deinen Aufgabenbereich betreffen, wie zum Beispiel der Verteilung von Officematerial und -ausstattung, Bestellungen, etc
Qualification
Required
Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise in Kombination mit einer lückenlosen Verlässlichkeit
Sehr hohes Maß an Ownership und Eigenverantwortung
Organisationstalent und souveräne Kommunikationsfähigkeiten
Ausgeprägter Blick für Prozessoptimierungen und die stetige Verbesserung von Abläufen
Stetiger Servicegedanke mit einem starken Fokus auf Problemlösung
Technik- und IT-Affinität sowie ein sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Teams, Outlook, SharePoint, Excel, etc.)
Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein vergleichbares abgeschlossenes Studium
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Benefits
Attraktives Gehaltspaket mit i. d. R. unbefristetem Arbeitsvertrag
Gute Absicherung mit arbeitgeberfinanzierter Altersversorgung (bAV)
30 Tage Jahresurlaub
2 zusätzliche freie Tage an Weihnachten (24.12.) und Silvester (31.12.)
Flexibles Arbeiten vor Ort, im Homeoffice oder mit Remote Work
Frei gestaltbare Arbeitszeiten nach den eigenen Bedürfnissen
Jährliches Weiterbildungsbudget
Vielfältige und bedarfsgerechte Weiterbildungsmöglichkeiten
Einmaliges Budget für die Einrichtung deines persönlichen Home Office
Moderne und ergonomisch eingerichtete Büros in Frankfurt am Main, Berlin, Maxdorf, Düsseldorf, Essen und Wien
Heiße und kalte Getränke, Obst und Snacks in unseren Büros für dein leibliches Wohl
„Pluxee“-Karte mit monatlichem Guthaben
Monatliche Zuschüsse zu „Lease a Bike“
Attraktive Mitarbeiter-Rabatte mit „Corporate Benefits“
Regelmäßige Get-togethers und Teamevents
Company
Finlex
Finlex is a commercial insurance platform for corporates, brokers, and insurers.
Founded in 2015
51-200 employees
Funding
Current Stage
Growth StageTotal Funding
$9.39M2021-08-12Series A· $9.39M
Leadership Team
Tomasz Kosecki
Co-Founder & Managing Director
Christian Reddig
Gründer (Founder) / Geschäftsführer
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